Faktury elektroniczne to faktury w postaci cyfrowej. Mog? one przyj?? form? pliku pdf albo mog? by? dokumentami wygenerowanymi przy u?yciu specjalnych programów. Ich stosowanie w obrocie mo?e by? obwarowane pewn? ilo?ci? warunków, w zale?no?ci od tego jak liberalny jest system podatkowy danego kraju i jakim zaufaniem darzy przedsi?biorców. Zasad? jest, ?e im mniej zaufania do podatników, tym wi?cej wymogów do uznania faktury elektronicznej za dokument uprawniaj?cy do odliczenia podatku. Z punktu widzenia podatnika istotne s? zagadnienia dopuszczalno?ci przekazywania faktur w formie elektronicznej oraz mo?liwo?? przechowywania ich w tej formie.
W Polsce regulacja dotycz?ca faktur elektronicznych jest obecnie bardzo restrykcyjna. Istnieje wiele warunków, które nale?y spe?ni?, aby korzysta? z tej formy. Po pierwsze, aby wystawia? i przesy?a? faktur? w formie elektronicznej jej odbiorca musi si? zgodzi? na stosowanie takiej formy. Akceptacja mo?e by? wyra?ona albo w formie pisemnej albo w formie elektronicznej, przy u?yciu bezpiecznego podpisu elektronicznego. Korzystanie z tej formy jest mo?liwe od dnia nast?puj?cego po dniu, w jakim odbiorca faktury zaakceptowa? t? form?. Akceptacja mo?e by? oczywi?cie cofni?ta i pozbawia prawa stosowania formy elektronicznej faktury. Kolejnym warunkiem jest zagwarantowanie autentyczno?ci pochodzenia (czyli mo?liwo?
ci bezspornego okre?lenia kto jest wystawc? faktury) oraz integralno?ci tre?ci faktur (czyli zapewnienie, ?e podczas transmisji tre?? faktury nie ulegnie zmianie). Mo?na tego dokona? na dwa sposoby. Pierwszym z nich jest u?ycie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomoc? wa?nego kwalifikowanego certyfikatu (wydawanego przedsi?biorcom odp?atnie przez jednostki certyfikacyjne), natomiast drugim wymiana danych elektronicznych (EDI) w zgodno?ci z umow? w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, o ile zawarta umowa, która dotyczy tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur, które gwarantuj? autentyczno?? pochodzenia faktury oraz integralno?? danych.
Je?eli zajdzie konieczno?? wystawienia faktury koryguj?cej lub duplikatu faktury do faktur, które by?y wystawione i przes?ane w formie elektronicznej, to nale?y tego dokona? w tej samej formie. Zupe?nie wyj?tkowo mo?na wystawi? ten dokument w formie papierowej, pod warunkiem, ?e zostanie na nim zamieszczona adnotacja, ?e dana faktura koryguj?ca albo duplikat faktury dotyczy faktury, która by?a wystawiona w formie elektronicznej. B?dzie tak w przypadku, gdy przeszkody formalne albo techniczne uniemo?liwi? wystawienie i przes?anie tych dokumentów w formie elektronicznej (np. akceptacja odbiorcy faktury na stosowanie formy elektronicznej zostanie cofni?ta).
Faktury elektroniczne (zarówno te wystawione, jak i odebrane) mo?na przechowywa? b?d? na terenie Polski, b?d? na terenie innego kraju cz?onkowskiego Unii Europejskiej. W tym drugim przypadku nale?y pisemnie poinformowa? w?a?ciwego naczelnika urz?du skarbowego oraz naczelnika urz?du celnego o miejscu, w którym s? przechowywane. Podobny obowi?zek powstaje przy zmianie miejsca przechowywania faktur. Sposób przechowywania faktur elektronicznych powinien umo?liwi? organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej dost?p drog? elektroniczn? na ??danie do tych faktur. Powinien on tak?e gwarantowa? autentyczno?? pochodzenia faktur oraz integralno?? ich tre?ci, jak równie? ich czytelno?? przez ca?y czas ich przechowywania. Dost?p taki powinien by? natychmiastowy, pe?ny i ci?g?y, a tak?e powinien dawa? mo?liwo?? wydruku takiej faktury.