Warunkiem pierwotnym pozwalaj?cym na przesy?anie faktur elektronicznych, w tym ich udost?pniania, jest uzyskanie akceptacji ich odbiorcy. Charakter wtórny b?d? mie? pozosta?e warunki, tj. zapewnienie autentyczno?ci pochodzenia, integralno?ci tre?ci faktury i czytelno?ci faktury. Zgodnie z obowi?zuj?c? regulacj? - w przypadku przesy?ania temu samemu odbiorcy jednocze?nie wi?cej ni? jednej faktury w formie elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mog? zosta? podane tylko raz, o ile dla ka?dej faktury s? dost?pne wszystkie te dane. Jednocze?nie wskaza? nale?y, ?e faktury przes?ane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie, udost?pniane s? organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umo?liwiaj?cym tym organom bezzw?oczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Zwraca si? uwag?, ?e faktury, aby mog?y by? przesy?ane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, powinny spe?nia? wymogi zapewnienia autentyczno?ci pochodzenia, integralno?ci tre?ci i czytelno?ci faktury. Poj?cie autentyczno?ci pochodzenia faktury oznacza pewno?? co do to?samo?ci dokonuj?cego dostawy towarów lub us?ugodawcy albo wystawcy faktury. Pod poj?ciem natomiast integralno?ci tre?ci faktury nale?y rozumie?, to, ?e w fakturze nie zmieniono danych, które powinna faktura zawiera?.
Sposób zapewnienia autentyczno?ci pochodzenia faktury okre?la podatnik. Tytu?em przyk?adu, autentyczno?? pochodzenia faktury mo?na zapewni? za pomoc? dowolnych kontroli biznesowych, które ustalaj? wiarygodn? ?cie?k? audytu mi?dzy faktur? a dostaw? towarów lub ?wiadczeniem us?ug. Zapewnienie autentyczno?ci pochodzenia faktury mo?e, w szczególno?ci, nast?pi? w przypadku wykorzystania: bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomoc? wa?nego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych zgodnie z umow? w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, o ile zawarta umowa dotycz?ca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantuj?cych autentyczno?? pochodzenia faktury i integralno?? jej danych.
Wskaza? nale?y, ?e sposób zapewnienia integralno?ci tre?ci faktury równie? okre?la podatnik. Przyk?adowo, mo?e w tym celu wykorzysta? bezpieczny podpis elektroniczny, weryfikowany za pomoc? wa?nego kwalifikowanego certyfikatu lub elektroniczn? wymian? danych zgodnie z umow? w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych (je?eli zawarta umowa dotycz?ca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantuj?cych autentyczno?? pochodzenia faktury i integralno?? jej danych), a tak?e mo?e skorzysta? z pomocy dowolnych kontroli biznesowych, które ustalaj? wiarygodn? ?cie?k? audytu mi?dzy faktur? a dostaw? towarów lub ?wiadczeniem us?ug.
Wskazuje si? zatem, ?e zagwarantowanie autentyczno?ci pochodzenia oraz integralno?ci tre?ci faktur mo?na dokona? m.in. poprzez u?ycie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomoc? wa?nego kwalifikowanego certyfikatu (wydawanego przedsi?biorcom odp?atnie przez jednostki certyfikacyjne) lub wymian? danych elektronicznych (EDI) w zgodno?ci z umow? w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, o ile zawarta umowa, która dotyczy tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur, które gwarantuj? autentyczno?? pochodzenia faktury oraz integralno?? danych.