Podatnicy podatku od towarów i us?ug zobowi?zani s? do dokumentowania dokonanych przez nich transakcji podlegaj?cych opodatkowaniu za pomoc? faktur. G?ówn? funkcj? faktury jest stwierdzenie dokonania sprzeda?y i naliczenia podatku VAT. Z drugiej strony, otrzymana faktura daje nabywcy mo?liwo?? odliczenia podatku naliczonego przez sprzedawc?. Dokument taki powinien zawiera? w szczególno?ci dane dotycz?ce podatnika i nabywcy, dat? dokonania sprzeda?y, podstaw? opodatkowania, cen? jednostkow? bez podatku (netto), stawk? i kwot? podatku VAT oraz kwot? nale?no?ci do zap?aty. Wszystkie elementy prawid?owo wystawionej faktury regulowane s? przepisami o podatku od towarów i us?ug.
Faktura, która dokumentuje sprzeda? musi ponadto zawiera?: imiona, nazwiska lub nazwy albo nazwy skrócone zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy, a tak?e ich adresy; numery identyfikacji podatkowej; numer kolejny (porz?dkowy) faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT" oraz dok?adn? dat? (dzie?, miesi?c oraz rok) wystawienia faktury. W sytuacji, gdy data wystawienia faktury ró?ni si? od daty sprzeda?y, nale?y równie? na fakturze umie?ci? tak?e dat? dokonania sprzeda?y. Natomiast, je?eli podatnik dokonuje ?wiadczenia us?ug lub sprzeda?y o charakterze ci?g?ym mo?e poda? na fakturze tylko miesi?c i rok dokonania sprzeda?y, (musi jednak przy tym wskaza? dat? wystawienia faktury. Wystawca ma równie? zawrze? na fakturze nazw? (rodzaj) towaru albo us?ugi, ilo?? i miar? sprzedanych towarów albo zakres wykonanych us?ug, cen? jednostkow? towaru b?d? us?ugi bez (tzw. cen? jednostkow? netto); warto?? towarów albo wykonanych us?ug, których dotyczy sprzeda?, równie? bez kwoty podatku (tzw. warto?? sprzeda?y netto).
Ponadto, w fakturze wskaza? nale?y równie? stawki podatku; sum? warto?ci sprzeda?y netto towarów albo wykonanych us?ug z zastosowaniem podzia?u na poszczególne stawki podatku oraz zwolnionych od podatku, a tak?e niepodlegaj?cych opodatkowaniu; kwot? nale?no?ci ogó?em wraz z nale?nym podatkiem; kwot? podatku od sumy warto?ci sprzeda?y netto towarów (us?ug), z podzia?em na kwoty dotycz?ce poszczególnych stawek podatku. W fakturze mo?na równie? okre?li? kwoty podatku, jakie dotycz? warto?ci sprzeda?y poszczególnych towarów i us?ug, które s? wykazane w tej fakturze. W takim przypadku ??czna kwota podatku mo?e by? ustalona za pomoc? podsumowania jednostkowych kwot podatku. . Kwota podatku musi by? na fakturze zawsze wyra?ona w z?otych, niezale?nie od tego w jakiej walucie okre?lona jest kwota nale?no?ci w fakturze. Kwoty wykazywane w fakturze nale?y zaokr?gli? si? do pe?nych groszy, zgodnie z zasad?, ?e ko?cówki poni?ej 0,5 grosza pomija si?, a ko?cówki 0,5 grosza oraz wy?sze zaokr?gla si? do 1 grosza. Nale?y pami?ta?, ?e w przypadku, gdy faktura dokumentuje towary lub us?ugi zwolnione z podatku VAT, to powinna ona zawiera? nazw? (rodzaj) towaru lub us?ugi, symbol (PKWiU) lub przepis prawa, na podstawie którego ma zastosowanie zwolnienie od podatku.
Od wy?ej wymienionych zasad istnieje jednak kilka wyj?tków. Pierwszy z nich dotyczy faktur wystawianych przez tzw. ma?ych podatników. Stosuj? oni w miejsce oznaczenia "FAKTURA VAT" oznaczenie "FAKTURA VAT-MP. Dodatkowo musz? oni w wystawianych przez nich fakturach zawiera? termin p?atno?ci nale?no?ci okre?lonej w danej fakturze. Natomiast przy fakturach dokumentuj?cych czynno?ci, w których podstaw? opodatkowania jest mar?a zamiast oznaczenia "FAKTURA VAT" u?ywa si? oznaczenia "FAKTURA VAT mar?a albo umieszcza si? odes?anie do odpowiednich przepisów. Z kolei w przypadku faktur, które dokumentuj? sprzeda? paliw silnikowych benzynowych, oleju nap?dowego lub gazu, wlewanych do baku samochodu oraz innych pojazdów samochodowych jest równie? numer rejestracyjny tego samochodu. Zwracamy uwag?, ?e szczególne rodzaje faktur opisano w odr?bnym artykule.