Rejestracja zbiorów danych osobowych


Ka?dy zbiór danych osobowych podlega rejestracji. Obowi?zku tego dope?nia administrator danych, który zg?asza zbiór Generalnemu Inspektorowi Danych Osobowych. Od tej zasady jest jednak wiele wyj?tków. Rejestr danych osobowych prowadzony jest przez GIODO i ma charakter ogólnokrajowy oraz jawny. Jawno?? rejestru przejawia si? przede wszystkim w prawie do jego przegl?dania przez ka?dego zainteresowanego. Zg?oszenia zbioru danych do rejestracji odbywa si? na urz?dowym formularzu. Powinno ono zawiera? wniosek o wpisanie zbioru do rejestru zbiorów danych osobowych, a tak?e szereg informacji dotycz?cych podmiotu gromadz?cego dane oraz samych danych. W tre?ci zg?oszenia wskazuje si? m.in.: oznaczenie podmiotu prowadz?cego zbiór wraz z adresem jego siedziby (osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadaj?ce osobowo?ci prawnej) lub miejsca zamieszkania (osoby fizyczne), w tym numer identyfikacyjny rejestru podmiotów gospodarki narodowej (REGON), je?eli zosta? mu nadany, oraz podstaw? prawn? upowa?niaj?c? do prowadzenia zbioru. Informacje dotycz?ce danych, powinny zawiera? cel ich przetwarzania, opis kategorii osób, których dane dotycz?, oraz zakres przetwarzanych danych, a tak?e sposób zbierania oraz udost?pniania danych, jak i informacj? o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane mog? by? przekazywane.

Pozosta?ymi informacjami, które musz? znale?? si? w zg?oszeniu, s? dane i opisy ?rodków technicznych i organizacyjnych zastosowanych w celu zabezpieczenia zbiorów. Ponadto, je?li dane osobowe przekazywane s? do pa?stwa trzeciego, powinno to by? równie? notyfikowane w zg?oszeniu. Ka?da ewentualna zmiana powy?szych danych, musi by? zg?oszona Generalnemu Inspektorowi Danych Osobowych. Terminem, który zobowi?zuje administratora danych do zg?oszenia takiej zmiany, jest okres trzydziestu dni. Je?li administrator danych wyrazi takie ??danie, mo?e on otrzyma? za?wiadczenie o zarejestrowaniu zg?oszonego przez siebie zbioru danych, przy czym po dokonaniu pierwszej rejestracji otrzymuje on takie za?wiadczenie z urz?du. Wykre?lenie z rejestru nast?puje, je?li zaprzestano przetwarzania w nim danych albo rejestracji dokonano z naruszeniem prawa. Z obowi?zku rejestracji zwolnieni s? administratorzy danych, które obj?te s? tajemnic? pa?stwow? ze wzgl?du na obronno?? lub bezpiecze?stwo pa?stwa, ochron? ?ycia i zdrowia ludzi, mienia lub bezpiecze?stwa i porz?dku publicznego. Nie dotyczy on równie? danych, które zosta?y uzyskane w wyniku czynno?ci operacyjno-rozpoznawczych przez funkcjonariuszy uprawnionych organów, a tak?e przetwarzanych dla potrzeb post?powania s?dowego oraz przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. Nie s? rejestrowane zbiory prowadzone w ramach Krajowego Rejestru Karnego oraz Systemu Informacji Wizowej.

Nie jest wymagana rejestracja zbiorów danych osobowych, które dotycz? osób nale??cych do ko?cio?a lub innego zwi?zku wyznaniowego, je?li ma on uregulowan? sytuacj? prawn?, a dane przetwarzane s? na potrzeby tego ko?cio?a lub zwi?zku wyznaniowego. Wspomniany obwoiazek równie? zosta? wy??czony, je?li ma to zwi?zek z zatrudnieniem, ?wiadczeniem us?ug na podstawie umów cywilnoprawnych, korzystaniem z us?ug medycznych, obs?ugi notarialnej i wielu innych. Nie s? rejestrowane tak?e zbiory, które utworzone zosta?y na podstawie przepisów dotycz?cych wyborów do Parlamentu Europejskiego, organów pa?stwowych, czy organów samorz?dowych. Generalny Inspektor Danych Osobowych mo?e odmówi? zarejestrowania zbioru, je?li nie zosta?y spe?nione wy?ej wymienione warunki, a ponadto w przypadku, gdy urz?dzenia i systemy informatyczne do tego s?u??ce nie spe?nia?y podstawowych warunków technicznych i organizacyjnych. Wraz z odmow? w tym zakresie, Generalny Inspektor Danych Osobowych mo?e nakaza? ograniczenie przetwarzania wskazanych kategorii danych wy??cznie do ich przechowywania. Po usuni?ciu wskazanych wad, administrator mo?e dokona? zg?oszenia zbioru ponownie.



Przeglądaj artykuły prawnicze