Duplikat mo?na wystawi? gdy orygina? faktury lub faktury koryguj?cej zostanie zniszczony albo zaginie. Dokonuje tego sprzedawca na wniosek nabywcy towaru lub us?ugi, przy czym wniosek taki mo?e by? z?o?ony w dowolnej formie, tak?e mailem lub faksem. Sprzedawca nie ma przy tym ?adnego uprawnienia do badania, czy pierwotna faktura rzeczywi?cie zagin??a lub zosta?a zniszczona. Jednocze?nie sprzedawca nie ma prawa odmówi? wydania duplikatu faktury, chyba ?e obowi?zek podatkowy wynikaj?cy z takiej faktury uleg? przedawnieniu. Duplikat, tak samo jak orygina?, wystawia si? w dwóch egzemplarzach. Jego orygina? otrzymuje nabywca, natomiast kopi? zatrzymuje sprzedawca. Podobnie równie? jak w przypadku faktur pierwotnych, duplikat mo?na wi?c, przy spe?nieniu odpowiednich wymogów wystawi? tak?e w formie elektronicznej. Cho? przepisy nie mówi? tego wprost, przyjmuje si? w praktyce, ?e mo?liwe jest tak?e wystawienie duplikatu not koryguj?cych.
Z faktu, ?e duplikat faktury niejako zast?puje pierwotn? faktur?, która uleg?a zniszczeniu albo zagini?ciu wynika prawo do traktowania go na równi ze zwyk?? faktur?. Tym samym jest to dokument uprawniaj?cy do obni?enia kwoty podatku nale?nego o podatek naliczony, ma bowiem moc prawn? faktury pierwotnej. Do duplikatu faktury stosuje si? bowiem wszelkie przepisy odnosz?ce si? do faktury, co zosta?o potwierdzone w orzecznictwie s?dów administracyjnych. Prawo nie okre?la terminu, w jakim nale?y wystawi? duplikat. Powinien on jednak zawiera? wszelkie dane zawarte w kopii zniszczonej lub zagubionej faktury lub faktury koryguj?cej. W swojej tre?ci musi on ponadto zawiera? s?owo DUPLIKAT, a tak?e dat? jego wystawienia.
Kwesti? sporn? by?o ustalenie w?a?ciwego momentu do dokonania odliczenia podatku VAT z duplikatu faktury. W praktyce przyjmuje si?, ?e odliczenia dokonuje si? albo w terminie, w jakim prawo do odliczenia powsta?o dla faktury pierwotnej albo w terminie, który wynika z otrzymania duplikatu. Jest to zale?ne od okoliczno?ci, w których uleg? zniszczeniu albo zagini?ciu orygina? faktury pierwotnej. Je?li wi?c orygina? faktury nigdy nie dotar? do nabywcy, to b?dzie on móg? dokona? odliczenia podatku dopiero po otrzymaniu duplikatu faktury. W sytuacji za?, gdy do nabywcy dotar? orygina? faktury, który nast?pnie zagin?? lub uleg? zniszczeniu, ale jeszcze przed dokonaniem odliczenia, obni?enia mo?na go dokona? tylko przy pomocy korekty deklaracji VAT wystawionej za okres, w którym nabywca otrzyma? faktur? pierwotn?. Je?li natomiast faktura uleg?a zniszczeniu lub zagini?ciu po odliczeniu podatku z faktury, to duplikat nie uprawnia do ponownego odliczenia podatku, a jedynie stanowi dowód dokonania czynno?ci podlegaj?cej podatkowi VAT. Nie ma wi?c ju? wówczas obowi?zku, ani mo?liwo?ci dokonywania korekty. Duplikaty faktur oraz faktur koryguj?cych przechowuje si? do czasu up?ywu terminu przedawnienia zobowi?zania podatkowego.