Przetwarzanie danych osobowych jest mo?liwe tylko po spe?nieniu okre?lonych przez ustaw? warunków. Oprócz omówionych ni?ej, wyra?onych w przepisach expressis verbis, nale?y mie? na uwadze, ?e na administratorze ci??y obowi?zek szczególnej staranno?ci w zakresie zbierania i przetwarzania danych osobowych. Pierwsz? przes?ank?, umo?liwiaj?c? operowanie danymi osobowymi jest uzyskanie zgody osoby, której dane dotycz?. Niemniej jednak, nie jest ona wymagana dla usuni?cia danych. Zgoda mo?e zosta? wyra?ona równie? na przysz?o??, o ile cel przetwarzania pozostanie niezmienny. Ponadto, je?li uzyskanie zgody nie b?dzie mo?liwe, a przetwarzanie danych konieczne b?dzie dla ochrony ?ywotnych interesów tej osoby, mog? by? one przetwarzane do czasu, gdy uzyskanie zgody stanie si? mo?liwe. Zgoda mo?e zosta? udzielona tylko oznaczonemu konkretnie administratorowi, je?li wi?c zdarzy si?, ?e dane osobowe zostan? przekazane innemu podmiotowi, konieczne b?dzie ponowne uzyskanie zgody. Bezpo?rednio z obowi?zku informacyjnego wynika równie? fakt, ?e skutecznie udzielona zgoda mo?e nast?pi? dopiero po jego wype?nieniu.
Druga przes?anka zaistnieje, je?li jest to niezb?dne dla zrealizowania uprawnienia lub spe?nienia obowi?zku wynikaj?cego z przepisu prawa. Wymaga okre?lenia, o jakie przepisy prawa chodzi. Przyjmuje si?, ?e bez ogranicze? zastosowanie ma tutaj katalog: Konstytucja, umowa mi?dzynarodowa, ustawa. Wszelkie akty ni?szego rz?du, je?li nak?adaj? obowi?zek lub zezwalaj? na realizacj? uprawnie? i wi??? z tym przetwarzanie danych osobowych, mo?liwe jest jedynie operowanie podstawowymi danymi osobowymi, nienaruszaj?cymi sfery prywatno?ci osoby fizycznej. Przes?ank? trzeci? b?dzie sytuacja, w której przetwarzanie danych b?dzie niezb?dne dla realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotycz?, jest jej stron? lub gdy b?dzie to niezb?dne do podj?cia dzia?a? przed zawarciem umowy na ??danie osoby, której dane dotycz?. Tym samym znajdzie ona zastosowanie w dwóch etapach czasowych, zwi?zanych z zawieraniem umowy przez strony. Po pierwsze, na etapie przygotowywania si? do jej zawarcia, a po drugie dla jej realizacji. Konieczne jest zatem okre?lenie, kiedy mo?liwe b?dzie przetwarzanie danych przed zawarciem umowy. Przyjmuje si?, ?e b?dzie to mia?o miejsce, gdy dana osoba wyrazi stanowcze zdanie o ch?ci jej zawarcia, a ponadto charakter umowy wymaga przetworzenia danych.
Kolejn? sytuacj?, w której mo?liwe b?dzie operowanie danymi osobowymi, b?dzie konieczno?? wykonania okre?lonych prawem zada? realizowanych dla dobra publicznego. Z takiego uprawnienia b?d? zatem korzysta? przede wszystkim podmioty publiczne organy administracji, gminy itp. Konieczno?? musi by? jednak okre?lona prawem. Ostatni? przes?ank? b?dzie konieczno?? wype?nienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych. W zakresie tej przes?anki mieszcz? si? przede wszystkim dzia?ania marketingowe dotycz?ce produktów lub us?ug w?asnych administratora danych (w tym równie? dzia?ania reklamowe), a tak?e dochodzenie roszcze? z tytu?u prowadzonej dzia?alno?ci gospodarczej.