Urz?d jest jednostk? Unii Europejskiej, posiadaj?c? osobowo?? prawn?, w?a?ciw? do udzielania praw ochronnych na rejestrowane odmiany ro?lin. Wszelkie wnioski lub dokumenty sk?adane mog? by? do Urz?du w jednym z urz?dowych j?zyków UE. Kontrol? nad Urz?dem sprawuje Komisja Europejska.
Organem decyzyjnym Urz?du jest Prezes. Zarz?dza on Urz?dem, czyli podejmuje niezb?dne kroki, aby zapewni? dzia?anie Urz?du, przedstawia corocznie Komisji i Radzie Administracyjnej sprawozdanie z dzia?alno?ci i wykonuje bud?et. Mo?e tak?e przedstawia? projekty zmian przepisów odnosz?cych si? do wspólnotowego systemu ochrony odmian ro?lin. Prezes mianowany jest przez Rad? Europejsk? z listy kandydatów przedstawionych przez Komisj? Europejsk?, po uzyskaniu opinii Rady Administracyjnej na pi?cioletni? kadencj?. Rada Administracyjna, dzia?aj?ca przy Urz?dzie, doradza w sprawach, za które odpowiada Urz?d, wydaje ogólne wytyczne, nadzoruje dzia?alno?? Urz?du, uchwala regulamin okre?laj?cy metody pracy Urz?du oraz wydaje wytyczne dotycz?ce bada?. W jej sk?ad wchodz? przedstawiciele pa?stw cz?onkowskich, po jednym z ka?dego, oraz przedstawiciel Komisji i ich zast?pcy. Rada wybiera spo?ród swoich cz?onków przewodnicz?cego i zast?pc? na trzyletni? kadencj?. W posiedzeniach Rady bierze te? udzia? Prezes Urz?du, ale nie przys?uguje mu prawo g?osowania. Zwyczajne posiedzenie odbywa si? raz w roku, mo?e te? zosta? zwo?ane z inicjatywy przewodnicz?cego lub na wniosek Komisji Europejskiej albo jednej trzeciej pa?stw cz?onkowskich.
W Urz?dzie dzia?aj? Izby Odwo?awcze, w?a?ciwe do rozstrzygania odwo?a? od decyzji. Orzekaj? one w sk?adzie przewodnicz?cego i dwóch cz?onków, sk?ad mo?e by? poszerzony o kolejnych dwóch cz?onków, je?li wymaga tego charakter sprawy. Od ich decyzji przys?uguje skarga kasacyjna do Trybuna?u Sprawiedliwo?ci Wspólnot Europejskich, je?li zachodz? przes?anki: braku kompetencji, naruszenia istotnych wymogów proceduralnych, naruszenia Traktatu ustanawiaj?cego WE, rozporz?dzenia reguluj?cego ochron? odmian ro?lin lub jakiejkolwiek zasady prawnej zwi?zanej z ich stosowaniem lub nadu?ycia w?adzy.
Przed udzieleniem prawa ochronnego Urz?d bada zg?oszenie pod wzgl?dem formalnym oraz merytorycznym czy dana odmiana mo?e by? przedmiotem takiego prawa, a nast?pnie przyst?puje do badania technicznego materia?u siewnego ro?lin. Urz?d prowadzi tak?e rejestr wniosków o przyznanie wspólnotowego prawa do ochrony odmian ro?lin oraz rejestr wspólnotowych praw do ochrony odmian ro?lin. Oba rejestry s? jawne i mo?e mie? do nich wgl?d ka?dy, kto wyka?e interes prawny. Kontrol? nad Urz?dem sprawuje Komisja Europejska.